График отпусков на 2023 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец

График отпусков на 2023 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец
График отпусков на 2023 год: как составить, заполнить, утвердить — скачайте бланк и образец
15 ноября 2022

Работодатели должны утвердить график отпусков не позднее 16 декабря. Правила его составления остались такими же, как были год назад. Однако Роструд в течение года давал многочисленые разъяснения по вопросам составления графика отпусков, которые нужно учесть при подготовке этого документа. За его отсутствие или неверное оформление трудинспекция может выписать внушительный штраф. Наша статья поможет без ошибок заполнить, утвердить и скорректировать график отпусков на 2023 год, а значит, избежать санкций.

Как правильно составить график отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает работодателей каждый год издавать график отпусков. Этот документ должны соблюдать как работодатели, так и сотрудники («Роструд сообщил, можно ли заставить работника уйти в отпуск»). При наличии профсоюза график отпусков до его утверждения надо согласовать с выборным органом объединения работников.

На практике график отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). Допустимо разработать свой бланк, в том числе на основании формы № Т-7 (письмо Роструда от 09.01.13 № 2-ТЗ). Процедуру составления и утверждения графика необходимо завершить не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Персонал Заполните график (форма Т‑7) и приказ на отпуск (форма Т‑6) по готовым шаблонам Заполнить бесплатно

Внимание!

Организации, созданные в середине года, все равно должны составить график отпусков на этот год. Дополнять график нужно по мере приема работников (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193, см. «Организация создана в 2021 году: должна ли она утвердить график отпусков на текущий год?»).

Принятый график позволит кадровой службе заранее (не позднее, чем за две недели, ч. 3 ст. 123 ТК РФ) уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. А также следить за тем, чтобы отпуска не накапливались. Напомним, что непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерии график отпусков необходим для того, чтобы вовремя рассчитать и выплатить отпускнику сумму среднего заработка. Сделать это надо в срок не позднее трех календарных дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.20 № ПГ/20884-6-1, см. «Роструд сообщил, как исчислять срок для выплаты отпускных»).

Бухгалтерия Рассчитать средний заработок по действующим правилам Попробовать бесплатно

Совет

Утвержденный график отпусков нужно также передать главам структурных подразделений компании и линейным руководителям. Это поможет им заблаговременно спланировать работу и при необходимости найти замену уходящему в отпуск сотруднику либо перераспределить его функции.

Что учесть при планировании отпусков

Законодательство не требует издания приказа (распоряжения) о составлении графика отпусков. Однако на практике, особенно если речь идет о средних и крупных предприятиях, такой распорядительный документ оформляется. Объясняется это просто. Чтобы составить график, надо запросить у каждого сотрудника информацию о планируемых датах отдыха. При этом нужно учесть, что некоторые сотрудники имеют право на отпуск в любое удобное им время (категории таких работников указаны, в частности, в ст. 262.2, ч. 2 ст. 125, ст. 260, ст. 267, ст. 262.1 ТК РФ). Понятно, что собирать такие сведения проще децентрализовано, передав соответствующие функции линейным руководителям. Именно для этого издается приказ. В нем указываются лица, ответственные за сбор данных о предстоящих отпусках сотрудников, а также за подготовку сводного документа по форме № Т-7, его согласование с профсоюзом (если это требуется) и передачу на утверждение в отдел кадров и руководителю.

Справка

По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск длится 28 календарных дней. По соглашению сторон он может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Ограничений по числу и продолжительности других частей законодатель не предусмотрел. Также не сказано, сколько дней отпуска должны приходиться на рабочие дни, а сколько — на выходные. И не установлено, может ли отпуск начаться (закончиться) в выходной. Все эти вопросы решаются по соглашению сторон (письмо Минтруда от 08.07.21 № 14-2/ООГ-6477; см. «Минтруд разъяснил, как правильно разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части»). Если согласия нет — отпуск должен быть предоставлен целиком (неделимой частью) (см. «Может ли работодатель ограничить продолжительность частей ежегодного отпуска: ответ Роструда»).

При планировании отпусков нужно учитывать следующее.

В график необходимо включить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения (письмо Роструда от 09.03.21 № ПГ/03709-6-1). Это значит, что в нем нужно указать сведения и по тем работникам, у которых срок действия трудового договора истекает в следующем календарном году (письма Минтруда от 09.04.20 № 14-2/В-395 и от 27.03.20 № 14-2/В-321).

Кроме того, следует учесть и тех сотрудников, которые работают дистанционно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.21 № ПГ/12255-6-1, см. «Нужно ли включать дистанционных работников в график отпусков: ответ Роструда»).

Также в график вносятся очередные отпуска декретниц, поскольку никаких исключений в этой части Трудовой кодекс не содержит.

Экстерн Сформировать и сдать в ФСС документы для выплаты пособий Сдать бесплатно

Работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, можно не учитывать, если этот отпуск продлится весь следующий календарный год. Однако, в Роструде предупреждают, что работник вправе в любой момент прервать «детский» отпуск. Поэтому, таких сотрудников все же нужно включать в график. То же самое касается лиц, отстраненных от работы на основании статьи 76 ТК РФ. Их надо учесть, так как причина отстранения может быть устранена в любое время (см. «Каких работников следует включить в график отпусков: ответ Роструда»).

Сведения о совместителях можно в график не вносить. По правилам статьи 286 ТК РФ, время их ежегодного отпуска на работе по совместительству совпадает с отдыхом по основной работе. 

Важно

Работников, призванных на военную службу по мобилизации, включать в график отпусков на очередной год не надо. Основание следующее: действие трудовых договоров с ними приостанавливается (ч. 1 ст. 351.7 ТК РФ). См. «Нужно ли включать мобилизованных работников в график отпусков: ответ Роструда».

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков (ст. 115 ТК РФ) в график надо включить также сведения о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках (ст. 116 119 ТК РФ).

Кроме этого, следует отразить отпуска, которые не были использованы в текущем и предшествующих годах. Причем, вносить сведения о прошлых отпускных периодах допустимо в произвольном порядке, а не в хронологическом (письмо Роструда от 01.03.07 № 473-6-0). Например, сначала можно предоставить неиспользованный отпуск (или его часть) за прошлый год, потом отпуск за текущий, а затем — отпуск (или его часть) за позапрошлый. Добавим, что учесть в графике нужно в том числе и неиспользованные дополнительные отпуска за вредные условия труда (см. «Роструд сообщил, сгорает ли отпуск, предоставленный «за вредность»»).

Внимание!

Отпуска без сохранения заработной платы и учебные отпуска в график не вносятся. Это следует из Указаний по применению и заполнению формы № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В них сказано, что данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков.

Персонал Составить штатное расписание по готовому шаблону Попробовать бесплатно

Утверждение графика отпусков

Обычно график подписывает руководитель организации. Однако не запрещено делегировать это полномочие любому другому работнику, в том числе заместителю директора или начальнику кадровой службы (ч. 6 ст. 20, ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Подробнее см. «Как правильно делегировать право подписи гражданскоправовых договоров и кадровых документов».

На момент утверждения формы № Т-7 графы 1 — 6 должны быть заполнены. Равно как и сведения о согласовании графика с профсоюзом (при необходимости). Составленный, но еще не утвержденный документ подписывает руководитель кадровой службы, а при его отсутствии — сотрудник, ответственный за изготовление документа. Если руководитель организации сам заполняет график, эту строку из формы можно удалить.

Далее руководитель (или уполномоченное им лицо) проставляет свою подпись в графе «Утверждаю». Также указывается должность подписанта и дата. Здесь надо проследить, чтобы эта дата не оказалась ранее дня согласования графика с профсоюзом. Также важно, чтобы от этой даты до конца года оставалось не менее двух недель. То есть самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2023 год — пятница, 16 декабря 2022 года.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией документов. Сделать это может уже не руководитель компании, а сотрудник, отвечающий за делопроизводство.

Внимание!

Утвержденный график отпусков доводится до сведения работников. При этом законодательство не требует проставлять под графиком подпись каждого сотрудника (письмо Роструда от 01.08.12 № ПГ/5883-6-1). Однако в этом же письме указано, что график отпусков — это локальный нормативный акт. А на основании статьи 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под подпись с локальными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Поэтому во избежание претензий со стороны госинспекции труда (а на практике такое случае нередко — см. постановление Верховного суда Республики Татарстан от 13.06.18 № 4а-575/2018 и решение Верховного суда Удмуртской Республики от 02.07.18 по делу № 7-215/2018), лучше ознакомить каждого работника с выпиской из графика в части, касающейся его отпуска, либо с графиком целиком. Сделать это нужно до начала календарного года, в котором будет применяться этот документ.

Добавим, что если компания перешла на электронный кадровый документооборот, то ознакомить сотрудников с графиком отпусков можно в электронном виде (с использованием электронной подписи). Никакого запрета на этот счет в статьях 22.122.3 ТК РФ не содержится. При этом такой способ ознакомления работников с графиком нужно закрепить в локальном нормативном акте. 

Персонал Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность

Как вносить изменения в график отпусков

Любые отклонения реальных сроков отпусков от того, что было запланировано, должны оформляться приказами, вносящими изменения в график. В частности, это требуется при переносе отпуска с согласия работника (например, если он заболел перед началом отдыха, см. «В Роструде напомнили о том, как предоставлять отпуск заболевшему работнику»). В подобных ситуациях изменения вносятся в графы 8 и 9 формы № Т-7 (ст. 124 ТК РФ). При этом дата переноса значения не имеет: корректировки необходимы и в случае предоставления отпуска раньше назначенного срока, и в том случае, если отдых отложен на более позднее время. См. «Роструд разъяснил, как предоставить работнику отпуск вне графика».

Также изменения в график вносятся при отзыве работника из отпуска (об ограничениях на отзыв см. «Минтруд сообщил, можно ли отозвать работника из неделимой 14дневной части отпуска»). Для этого обычно используется графа 10 «Примечание» формы № Т-7. Там указывается, что работник отозван из отпуска, и проставляется дата отзыва. Реквизиты приказа об отзыве заносятся в графу 8, а в графе 9 указываются сведения о дате начала использования оставшейся части отпуска.

Важно

Надо ли вносить изменения в график в связи с приемом новых работников в течение года? Порядок корректировки формы № Т-7 для этой ситуации не регламентирован и законодательно такая обязанность не установлена. Поэтому оштрафовать работодателя за невнесение изменений в утвержденный график отпусков в связи с заключением новых трудовых договоров нельзя. Однако во избежание ошибок при предоставлении отпусков новым сотрудникам мы рекомендуем составлять на них отдельную форму № Т-7 в качестве приложения к утвержденному ранее графику.

Бухгалтерия Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Особенности графика отпусков в 2023 году

При составлении графика на 2023 год нужно учесть постановление правительства РФ  от 29.08.22 № 1505. В нем установлено, что в 2023 году будут перенесены следующие выходные дни: с воскресенья 1 января на пятницу 24 февраля; с воскресенья 8 января на понедельник 8 мая. Также см. «Утвержден календарь выходных и рабочих дней на 2023 год».

При этом нужно помнить, что нерабочие праздничные дни в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ, письмо Минтруда от 15.04.16 № 14-1/В-351). Перечень таких дней приведен в статье 112 ТК РФ. Согласно этому перечню, 1 и 8 января являются нерабочими праздничными днями.

Поэтому если отпуск приходится на 1 или 8 января 2023 года, то, несмотря на перенос, эти дни в период отпуска не включаются, и отпускные за них не выплачиваются. А срок окончания отпуска автоматически сдвигается. Обоснование следующее: постановлением правительства перенесены не праздничные, а именно выходные дни, на которые выпали праздники. Другими словами, даже с учетом переноса 1 и 8 января остаются праздничными днями.

Справка

К нерабочим праздничным дням также относятся религиозные праздники, объявленные в субъекте Российской Федерации (п. 7 ст. 4 Федерального закона от 26.09.97 № 125-ФЗ; разд. 1 Рекомендаций Роструда, утв. Протоколом № 1 от 02.06.14; постановление Президиума Верховного суда РФ от 21.12.11 № 20-ПВ11).

Срок хранения графика отпусков

Этот срок составляет три года (ст. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; также см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Поскольку график отпусков — это обязательный кадровый документ, его отсутствие само по себе является нарушением трудового законодательства.

Важно

Микропредприятия вправе заменить график отпусков на письменное соглашение между работодателем и работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора. Но только при условии, если такой договор составлен по типовой форме (письмо Госинспекции труда в г. Москве от 01.02.21 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193). Типовая форма трудового договора утверждена постановлением правительства РФ от 27.08.16 № 858.

Ответственность за «трудовые» нарушения установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. В качестве наказания данная норма предусматривает штраф как для работодателей (организаций или ИП), так и для их должностных лиц. Размер штрафа составляет: для должностных лиц и работодателей-ИП — от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Бухгалтерия Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Образец заполнения унифицированной формы Т-7

Бланк графика отпусков

В заключение еще раз напомним, что составление графика отпусков — обязательное мероприятие, которое следует проводить ежегодно в конце ноября-начале декабря. Правильное оформление этого документа позволит не только избежать штрафов, но и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса, благодаря равномерному распределению отпусков в течение года. Также график отпусков поможет облегчить работу бухгалтерии, кадровой службы и линейных руководителей.

Персонал Заполните график (форма Т‑7) и приказ на отпуск (форма Т‑6) по готовым шаблонам Заполнить бесплатно
В закладки Поделиться 42 870