Yana8888спросил11 февраля 2019 в 11:41
 50 898 просмотров 

Кто отвечает за ведение табеля учета рабочего времени — отдел кадров или бухгалтерия?

Добрый день!
Подскажите как правильно построить работу с табелем?
Меня интересуют следующие моменты:
Кто должен собирать табели в организации,отдел кадров или бухгалтерия?
Проверку табеля производят только бухгалтера или он все же должен пройти проверку на стадии отдела кадров?
Что в этом случае должны проверить сотрудники отдела кадров,а что должны проверить сотрудники бухгалтерии?
Прошу дать развернутый ответ. Заранее благодарю!
Новый вопрос Ответить
г. Москва20 310 баллов
Добрый день!
На законодательном уровне не определено кто должен  отвечать за табель учета рабочего времени.
 Обычно такие обязанности прописываются во внутренних НПА : приказах, должностных инструкциях и тд.
Если организация небольшая то кадры и в том числе табель в ней ведет бухгалтер , если  есть отдельный кадровик то кадры обычно ведет он.
Но если уж бухгалтерии очень хочется  откреститься от ведения табеля то я бы рекомендовала обратиться к Профессиональный стандарт
"Бухгалтер" утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 22 декабря 2014 г. N 1061н , там есть функционал бухгалтера и ведения кадровых документов там нет.
Заполните график (форма Т‑7) и приказ на отпуск (форма Т‑6) по готовым шаблонам
Yana8888Автор вопроса
22 балла
Energizer, здравствуйте!
Не то чтобы, бухгалтерия пыталась открестится от табеля.😀 Вопрос скорее в том , что организация не маленькая и хочется поставить работу правильно.
Поэтому меня и интересует как складывается реальная практика в части изложенного вопроса.
г. Москва20 310 баллов
В красивой  практике табель - это функция кадров. Они учитывают кто когда пришел и ушел и кто и когда болел/был в отпуск и тд. А потом передают табель в бухгалтерию и по нему уже бухгалтерия рассчитывает заработную плату.
Yana8888Автор вопроса
22 балла
Energizer, т.о. в красивой практике, корректность данных табеля являются ответственностью отдела кадров?
г. Москва20 310 баллов
Корректность табеля - ответственность того на кого возложена эта функция.  Если в красивой картинке то эта функция должна быть возложена на отдел кадров ( хотя бы потому что в стандарте бухгалтера кадров нет) и соответственно да! это тогда ответственность отдела кадров
Составьте положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка по готовым шаблонам
г. Москва284 078 баллов
Цитата (Energizer):В красивой  практике табель - это функция кадров. Они учитывают кто когда пришел и ушел и кто и когда болел/был в отпуск и тд. А потом передают табель в бухгалтерию и по нему уже бухгалтерия рассчитывает заработную плату.
Не согласна.
В красивой практике табель - это работа табельщика. Кроме того, автор вопроса сказал, что организация НЕ маленькая.
Кадровик не может учитывать всех сотрудников.  Кадровик может проверить - все ли на месте, сделать внеплановую проверку нахождения работников на рабочих местах.
Откуда кадровик может знать - пришел ли работник котельной на работу вовремя или нет, если подразделение котельной находится от административного корпуса далеко. Рабочее время начинается у всех пятидневников в одно время, у других - суточный график, у третьих - 2 через 2, у четвертых - 3 через 3. И этих графиков - вагон и маленькая тележка. Каким образом один кадровик должен ответить за всю организацию, простите? Ровно так же как и бухгалтер?  
Ровно так же кадровик не может сказать - ушел вовремя работник с работы, или же сбежал.
Если организация маленькая и все на виду - вопросов нет. Но когда она большая, не нужно это возлагать на кадровика, потому что он кадровик. 
Это иное. 
Кадровки имеет право спросить у каждого работника где он находится, почему опоздал, почему сбежал и так далее, т.е. проконтролировать. А вот вести учет рабочего времени - это дело табельщика.  
Бухгалтер же должен рассчитать то, что ему напишет табельщик!

У меня это складывается таким образом:
Мы издали приказ, в котором прописывается, что назначаются табельщиками:
1. Администрация - секретарь Иванова
2. Отдел кадров - начальник отдела - Петрова
3. Бухгалтерия - главный бухгалтер Сидорова и так далее.
В каждом подразделении табельщик назначен, который несет ответственность за подчиненных работников. В этом же приказе прописано что должен делать этот табельщик - что в какие сроки сдавать, что он должен отвечать за своевременный приход/уход с работы (безусловно, все  расписано профессиональным красивым языком).
Если работник не вышел - писать то-то и то-то, сдавать туда-то и туда-то в срок такой-то и такой-то.
И так далее.

В общем все расписано. 

Назначьте табельщиков и будет Вам счастье.
Yana8888Автор вопроса
22 балла
Анна Влада, спасибо за развернутый ответ.
Добрый день!

Подведу небольшой итог.

Каждое должностное лицо (каждый работник) имеет должностные обязанности.
По каким-то есть типовые, про каким-то нет, разрабатываются в самой организации...
И каждый работник отвечает за то, что на него возложено по должностной инструкции.

Если у бухгалтера есть в должностной инструкции "составление табеля на всех работников", значит, это его обязанность и зона ответственности.
Но такое, если и бывает, то в очень мелких организациях. Где, как справедливо заметила Анна Влада, все на виду.
Обязанность составлять табели по всем подразделениям может быть возложена и на работника отдела кадров (кадровика). Но это, на мой взгляд, не самое лучшее решение.

Как правило, обязанность составление табеля возложено на руководителей подразделений. Это логично - он руководит вверенным ему коллективом, обязан знать все нюансы работников, кто заболел, кто в отпуске и т.д.
Так что, зона ответственности по составлению табеля - у руководителей подразделения. Если, конечно, это записано в их должностных инструкциях.
Кстати, если функция "составление табеля" ни на кого не возложена, значит она автоматически относится в зону ответственности руководителя организации"...

После заполнения табеля, руководитель передаёт его, как правило, в кадры, там смотрят соответствие должностей, наличие документов на отпуск и т.п. и визирует  (одобряет) документ. И лишь потом табель поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Т.е. у каждого своя зона ответственности. И закрепить ее за должностными лицами нужно приказом или записями  в должностные инструкции.
Хотя и приказ о порядке составления табеля и его проверки в функциональных отделах организации совсем не лиший.

Успехов!
г. Луховицы77 баллов
Здравствуйте!
В одной организации, где я работала, - было заведено так:
- несколько мастеров вели табеля по своим подчиненным
- затем экономисты подразделений сводили табеля мастеров в общий табель по форме Т-2 и сдавали его в бухгалтерию.
кадры вообще табелей не касались
Определить вероятность совместной проверки ФНС и ФСС
Цитата (Вериус):кадры вообще табелей не касались
Это опрометчиво.
Всё-таки приказы по отпускам, например, проходят по кадрам и их сопоставить с табелями очень даже полезно.
Хуже, когда нехватка приказов или несоответствие дат в приказах выплывают при проверках...

Удачи!
г. Самара4 614 баллов
Цитата (Yana8888):Не то чтобы, бухгалтерия пыталась открестится от табеля.😀 Вопрос скорее в том , что организация не маленькая и хочется поставить работу правильно.
Ну, если Вы хотите организовать документооборот "как положено", то можете обратить внимание на ПОЛОЖЕНИЕ МИНФИНА СССР ОТ 29.07.1983 № 105. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

В нём, в частности, приводится такой график документооборота:
|
пример:

|
То есть, вы формируете график документооборота по всем критичным документам с ответственными лицами, фиксируете это в приказе директора, под роспись всем заинтересованным лицам: и пусть только попробуют нарушить сроки - останутся без премии ! 😀
г. Москва284 078 баллов
Цитата (Вериус):кадры вообще табелей не касались
У меня ровно такая же система - кадры табелей вообще не касаются.

Система у меня такая.

Есть приказ, в котором прописано, что табельщиком назначены по подразделениям некие должностные лица. В этом приказе прописаны сроки - что куда, кому, в каком виде, с образцами и  т.п.

Кадровик табельщиков знакомит с приказами в части их касающихся. Т.е. если в отпуск идет Иванов (подсобный рабочий), то руководитель АХЧ, в котором работает Иванов, знакомится с приказом об отпуске Иванова (в графе рассылка). табельщик получает копию приказа на своего подчиненного, и отмечает в табеле ровно то, что указано в приказе. необходимость проверять этот табель кадровиком отпадает.
Почему кадровик должен проверять за табельщиком - правильно ли он оформил табель или нет? Не должен. Ответственный за табель табельщик, поэтому за то, что он пишет в табеле, отвечает тоже табельщик. Зачем проверять одно и то же 300 раз? Кадровик свою работу выполнил - он ознакомил табельщика с неявкой (оформленной надлежащим образом) подчиненного работника.
Слишком идиллическую картину Вы нарисовали.

На счет кадров и табелей я высказал свою точку зрения, основанную на проверках многих предприятий. 
И ситуации, когда в табеле одно, а в приказе другое - сплошь и рядом.
А ситуации, когда "забыли" приказ на отпуск? Ни у кого не было?
Кто, как ни руководитель подразделения (по Вашему "табельщик" лучше всего знает, был на работе сотрудник или не был?
Собрался работник в отпуск, руководитель ему подписал заявление - всё, у него у голове сидит, что человек в отпуске с такого-то числа. А работник что-то не так в заявлении написал или по другой причине нет приказа на отпуск. Если табель идет мимо кадров, отсутствие приказа обнаружится не скоро, часто только при проверках.

А соответствие должности в табели разве не надо проверить? Особенно, когда идет какое-то изменение...

Своевременное снабжение руководителя подразделение копиями приказов - это слишком идеальная картинка. И лишний бумажный ком.

Но это моё личное мнение. Ни в коем случае не хочу сказать, что только так и надо делать. Делопроизводство штука тонкая и капризная...

Успехов!
Сдать баланс в ИФНС через интернет
г. Москва284 078 баллов
Александр Погребс, я тоже только рассуждаю и рассказываю как у меня. Не думайте, пожалуйста, что я вредничаю-умничаю, что только у меня все верно, остальное - не правильно.  Ни в коем случае.
Цитата (Александр Погребс):
А ситуации, когда "забыли" приказ на отпуск? Ни у кого не было?
Конечно, было всякое и разное. 
Если приказа нет (забыли про него), то и в табеле табельщик этот отпуск НЕ поставит, потому что приказ на отпуск он не получал. Да, заявление подписал, но оно НЕ является основанием для проставления отпуска в табеле. основание - это приказ. 
Поэтому, 

Цитата (Александр Погребс):руководитель ему подписал заявление - всё, у него у голове сидит, что человек в отпуске с такого-то числа. 
это не есть правильно. 
опять же, приказ и заявление на отпуск - это разное. У табельщика сидит в голове, что человек в отпуске с 11 числа. работник что-то не так написал, директор ему отказал в отпуске (причина любая, не спорю). работник вышел на работу 11 числа - приказа-то нет. Табельщик что ему тоже поставит  табеле отпуск по причине того, что заявление-то он подписывал ему и это у него в голое сидит?
Учет ведется ежедневно. И, правильно Вы сказали, как не руководителю знать о том - был работник на работе или нет. 

Цитата (Александр Погребс):
А соответствие должности в табели разве не надо проверить? Особенно, когда идет какое-то изменение...
Почему это должны делать отдел кадров? Если у работника поменялась должность (подразделение и т.п.), то табельщик ПОЛУЧИЛ приказ на перевод (изменение должности, подразделения). Ему остается только правильно отразить это в табеле. При чем тут кадровик? 
Кадровик оформил заявление на перевод, сделал допсоглашение к ТД, оформил приказ на перевод, оформил рассылку в бухгалтерию, экономистам, табельщику. Плюс ко всему он еще должен проверить табельщика - а правильно ли он отразил этого работника в табеле? В конце концов, табельщик - не ученик, а кадровик - не учитель, чтоб проверять "работу" табельщика. 

Вот возникла ситуация: работника перевели - был бухгалтер, стал ведущий бухгалтер. В табеле виза табельщика и кадровика. Никто не заметил эту ошибку - выявлено позже. Директор предъявляет претензию - почему так? Кто будет виноват - табельщик или кадровик? Табельщик не верно написал, кадровик недопроверил? 
Почему за кадровиком никто не ПЕРЕпроверяет верность оформления приказов? Правильно - потому что он ОБЯЗАН верно оформить этот приказ, он за это получает зарплату. Тогда почему же за табельщиком кадровик должен ПЕРЕпроверять верность оформления табеля? табельщик ровно также обязан верно оформлять табель. 
Если есть табельщик и ему передаются кадровые приказы под роспись, отдел кадров не должен проверять ничего. 

Цитата (Александр Погребс):
Своевременное снабжение руководителя подразделение копиями приказов - это слишком идеальная картинка. И лишний бумажный ком. 

Но это моё личное мнение. Ни в коем случае не хочу сказать, что только так и надо делать. Делопроизводство штука тонкая и капризная...
Возможно, но в моей организации это так. Честно говоря, мне комфортно и удобно - каждый отвечает за свою работу. Когда распределены обязанности, очень легко выявляется кто прав кто виноват. 

Я также высказала свою точку зрения. И не утверждаю, что делать нужно только так как у меня.

У всех так, как принято в организации - в конце концов, численность разная, контингент разный, да все разное в каждой организации.
Yana8888Автор вопроса
22 балла
Подскажите, в ситуации с табельщиками: им за выполнение этой функции надбавка полагается или нет?
Руководителю подразделения за обязанности тебельщика никаких надбавок не полагается. Это входит (должно входить) его должностные обязанности.

Успехов!